Assistant Travaux (H/F/D)

Descriptif de l'offre : GIF EMPLOI, est un acteur du recrutement en intérim et CDI, référent sur les métiers techniques, qui cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement long terme.
INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI.

Nous recrutons pour notre client, un assistant travaux H/F à Paris 13ème.

Missions :
SECRETARIAT GENERAL

- Assurer l'accueil physique (clients, candidats, prestataires...)
- Accueil téléphonique
- Traiter le courrier
- Fournitures et consommables :
- Récolter les demandes auprès des personnes
- Passer les commandes de fournitures et de consommables
- Vérifier les livraisons de ces commandes


GESTION ADMINISTRATIVE TRAVAUX et SERVICE CLIENTS

- Vérifie, met en page et envoi au client les différents documents liés aux affaires en cours
- Vérifie les contrats, marchés et avenants.
- Constitue le dossier administratif d'un chantier en amont du démarrage du chantier avec l'aide du conducteur de travaux et responsable montage, à savoir :

- Demande d'agrément du ou des sous-traitants (vérification ou récolte des données de la liasse fiscale, assurance... sur attestation légale ou auprès du sous -traitant directement), suivre ces demandes jusqu'à la validation du maitre d'ouvrage
- Rédiger les contrats d'application des sous-traitants, puis les faire signer, les scanner dans l'affaire et les classer dans le classeur affaire
- Rédaction du PPSPS pour chaque chantier ainsi qu'en faire la demande auprès de chaque sous-traitant agréé
- Gestion des accès badges (vérification des pièces d'identités, de la DUE de chaque sous-traitant très important, risque pénal)


- Demande auprès du service Financier Groupe des diverses cautions (RG, caution sous-traitance) et suivi de celles-ci jusqu'à la mainlevée



- Mise en forme des DOE avec l'aide du conducteur de travaux et du service BE
- Classement des documents en informatique et dans les classeurs
- Etablit la facturation pour les travaux (Neufs et Services). Effectue l'envoie de la facturation (par courrier, mail ou dépôt sur plateformes.
- Gérer les relances clients et le suivi du paiement des factures
- Rédiger courriers (tout type)
- Répondre aux diverses demandes émanant du MOE et MOU avec l'aide du CT ou du chargé d'Affaires
- Suivi et Mise à jour des différentes plateformes


GESTION ADMINISTRATIVE SERVICE COMMERCIAL
En collaboration avec le Responsable Commercial peut assister ponctuellement l'équipe commerciale notamment pour :

- Préparer les dossiers d'offre et les soutenances (lettre, mise en forme de la DPGF et autres documents)
- Traiter les demandes diverses des clients et prospects (ex. envois de documentation)
- Assurer la gestion, le suivi et le classement des contrats, conventions et accords


GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

- Etablit et suit mensuellement la facturation travaux neufs et service
- Anticipe et procède aux relances de paiement clients en lien avec le service comptabilité, voire le service juridique. Suivi des prévisions d'encaissement.
- Suit les litiges clients avec les services concernés jusqu'à leur bonne résolution
- Gère et archive les dossiers clients
- Participe à l'élaboration des différents tableaux de bord opérationnels (suivi de chantiers...)
- Met à jour les tableaux des indicateurs de la BU (Enregistrements, suivi facturation, encaissements, balance âgée ...)
- Prépare les tableaux de suivi de gestion des affaires
GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.